同じフォーマットの契約書や申込書を反復して送信するユーザー
書類に対し、入力項目や管理項目などを予め設定し、テンプレートとして登録しておくことができます。
同じフォーマットの契約書を反復して送信する場合、作業の効率化を図ることが可能です。
作成方法を動画で確認する場合はこちら
・操作権限
・操作方法
1.基本情報を入力する
2.署名方法を選択する
3.宛先を設定する
4.管理項目を設定する
5. 添付ファイル（受信者）を指定する
6.添付ファイル（送信者）を設定する
7.書類をアップロードする
8.公開範囲を設定する
9.入力項目を設定する
10.社内ワークフローを設定する
11.アラートを設定する
12.確認して保存する
・注意事項
操作権限
マスタアカウント、サイン管理者権限、法務管理者権限、カスタムでテンプレート設定を使用できる権限を付与された従業員
操作方法
1. 基本情報を設定する
1. 管理者画面にログインし、［テンプレート設定］をクリックします。
2. テンプレート＞新規作成をクリックします。
3.基本情報を入力します。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| テンプレート種別 |
本ページでは、「個別送信用として作成する」を選択してください。 |
| ID |
テンプレートに付与する連番です。 |
| テンプレート名 [必須] | テンプレート名を入力します。 テンプレート名として表示したい名称を設定してください。 |
| 説明 | テンプレートの説明を入力します。 作成後、テンプレートの一覧にてツールチップで表示されます。 |
| カテゴリ | カテゴリを選択します。 [テンプレート設定 > カテゴリ]で設定されている内容が選択肢として表示されます。 |
| 表示順 | 表示順を数字で入力します。 テンプレート選択画面にて、入力された表示順（昇順）で並びます。 |
２．署名方法を選択する
テンプレートに対して、署名方法を設定します。
各署名方法の詳細についてはこちら
「書類作成時、送信者が署名方法の変更を行うことを許可する」にチェックを入れると
書類作成時に送信者が署名方法を変更することが可能になります。
３．宛先を設定する
任意でテンプレートに宛先を登録し、書類作成時の宛先入力を省略することが可能です。
最初の確認依頼先・最後の確認依頼先それぞれ最大5名まで登録することができます。
・最初の書類確認先とは：宛先を登録する際に、最初の宛先を固定することができる項目
例）取引先へ書類を送信する前に、自社の法務部長が合意をしたい、上長が確認を行いたい場合 等
例）取引先の合意後、書類が締結される前に入力内容に不備がないか確認をしたい場合 等
［＋宛先を追加］を押下し、送信先情報を入力してください。
※タブを切り替え、CCの設定をすることも可能です。
・書類の作成者は、テンプレートに固定された宛先の変更・削除等はできません。
・テンプレートにアクセスコードを固定させることはできません。書類作成時に設定してください。
・一括送信用テンプレートの場合は、宛先固定はできません。
４．管理項目を設定する
テンプレートに管理項目を任意で設定します。送信後の書類を検索する際に利用します。
※送信後の書類に対し、［書類管理］にて管理項目を設定することもできます。
| 操作 | 詳細 |
|---|---|
| ＋ | 「選択済みの管理項目」へ移動します。 |
| − | 「選択可能な管理項目」へ移動します。 |
 |
ドラックアンドドロップで並び替えができます。 |
| 必須/任意 | 「必須」か「任意」かを選択します。 書類情報に必ず入力したい項目の場合、「必須」を選択します。 |
|
すべて |
すべての項目が「選択済みの管理項目」へ移動します。 |
|
すべて |
すべての項目が「選択可能な管理項目」へ移動します。 |
５. 添付ファイル（受信者）を指定する
送信する宛先に添付ファイルを依頼することが可能です。
名称/説明/添付区分/添付担当者を設定してください。
・最大容量は1ファイルにつき、2GBです。
・アップロードできるファイルの拡張子はEXCEL/CSV/PDF/Word/PNG/JPG/JPEGです。
・添付ファイルには、タイムスタンプは付与されません。
添付ファイル（受信者）機能の詳細はこちら
６.添付ファイル（送信者）を設定する
書類送信時に、契約書類に関連書類を添付して署名・締結依頼をすることが可能です。
名称/説明/宛先区分を設定し、書類をアップロードしてください。
※ベーシックプラン、プロプラン、オプションで送信者添付ファイル機能をご契約中のお客様が対象です。
・アップロードできるファイル形式は以下の通りです。
→PDF /Word /png /jpg /jpeg /EXCEL /CSV
・1ファイルのアップロード容量上限は100MBまでです。※2GBに変更予定あり
・1書類につき、最大100件まで設定することができます。
添付ファイル（送信者）機能の詳細はこちら
７. 書類をアップロードする
1.PDFファイルをアップロードします。
※アップロードできるファイルサイズは、～10MBです。
2. ［次へ］をクリックして[公開範囲]の設定へ進みます。
８.公開範囲を設定する
テンプレートの公開範囲を設定します。
テンプレートを利用できる従業員を限定することができます。
特定の部署にだけ利用を許可したい場合は「限定公開」を設定しましょう。
※予め所属グループや役職の設定が必要です。
1. 「全体公開」か「限定公開」を選択します。
2. 「限定公開」を選択した場合、追加で以下の設定をおこないます。
2-1.「個人」単位で設定する
公開したい従業員名を選択します。
2-2.「所属グループ・役職」単位で設定する。
公開したい所属グループと役職を選択します。
3. ［次へ］をクリックして[入力項目]の設定へすすみます。
９. 入力項目 を設定する
必要に応じて書類上に入力枠を設ける事が可能です。
書類作成時の入力項目の操作は、マスタアカウント、サイン管理者権限、法務管理者権限、カスタムで「入力項目追加・削除」の権限が付与されている従業員が対象です。
・必要な入力項目がデフォルトで登録されていない場合、項目を事前に作成する必要があります。作成方法はこちら
・入力項目の細かい仕様についてはこちらをご確認ください。・入力欄の順番は入力項目を設置した順番で設定されます。入力欄の順番を変更したい場合はこちら
・一つのページに同じ入力項目を使用する場合は、内容を入力する際に自動反映されます。年月日等の汎用性のある項目を多用している場合は、ご注意ください。詳細はこちら
1.「+」ボタンまたはドラッグ＆ドロップで書類に入力項目を追加します。
2. 「必須」か「任意」かを選択します。
3. 書類上に設置された入力項目をクリックし、位置や大きさを変更します。
※位置や大きさが変更可能な状態（クリック時）
4. ［次へ］をクリックします。
プレビューボタンをクリックすると書類上にダミーテキストが入力されて表示されます。
文字の重なりや文字ずれが発生していないか等、入力位置の確認を行うことが可能です。
１０.社内ワークフローを設定する
書類送信前に、社内の承認フローを設定することができます。
詳しい操作方法はこちら
※ライトプラスプラン、ベーシックプラン、プロプラン、オプションで社内ワークフロー機能をご契約中のお客様が対象です。
１１.アラートを設定する
テンプレートにアラートを設定し、このテンプレートで作成した書類にメール通知が届くようにすることが可能です。
操作方法の詳細についてはこちら
※ライトプラスプラン、ベーシックプラン、プロプラン、オプションでアラート機能をご契約中のお客様が対象です。
１２. 確認して保存する
1. 設定した内容に問題がないかどうか確認します。
2. 有効ステータスを「有効」か「無効」かを選択します。無効にした場合、設定したテンプレートは従業員に公開されません。
3. ［保存］をクリックします。
4．「テンプレートを保存しました。」と表示されたら、設定完了です。
注意事項
・テンプレートは、最大1000件まで登録することができます。