社内ワークフロー機能とは
取引先へ書類を送信する前に、自社の承認ルートを設定することができます。
現場担当者が社内の管理者へ承認依頼をし、書類のチェックが完了した後に取引先へ書類送信ができるようになり、内部統制を強化することができます。
※社内ワークフローにて承認が完了した時点では、電子署名・タイムスタンプは付与されません
対象ユーザー
ライトプラスプラン、ベーシックプラン、プロプラン、オプションで社内ワークフローをご契約中のお客様
操作権限
マスタアカウント、サイン管理者権限、法務管理者権限、カスタムで「テンプレート」を使用できる権限が付与されている従業員
操作手順
最初にテンプレート設定＞3.送信先設定までの内容を設定します。
テンプレート設定の操作方法についてはこちら
テンプレートは用いず、従業員画面＞書類作成にて「新しく書類をアップロードして書類作成」を行う場合は、社内ワークフローを設定することはできませんのでご注意ください。
1.社内ワークフローの編集権限を設定する
テンプレートに対して、送信者がワークフロー内の承認者を追加・変更・削除できるかを設定することができます。
＜操作画面＞
管理者画面＞テンプレート設定＞テンプレート＞新規作成＞4.社内ワークフロー
| 選択肢 | 詳細 |
|---|---|
| 追加、変更、削除を許可しない | 送信者は、承認者の追加、変更、削除を行うことができません。 |
| 追加のみ許可する |
送信者は、承認者を追加することのみ許可されます。 |
| 追加、変更、削除を許可する | 送信者は、承認者の追加や変更を自由に行うことが許可されます。 |
2. 最終承認後のフローを設定する
書類の承認が、ワークフロー内に設定した最終承認者まで到達した後、書類の宛先に対してどのタイミングで送るかを選択することができます。
| 選択肢 | 詳細 |
|---|---|
| 自動で署名・確認依頼を送信する | 最終承認者が承認した後、自動で受信者に署名・確認依頼メールが送信されます。 |
| 自動で署名・確認依頼を送信しない | 最終承認者が承認した後、送信者が受信者へ書類送信を行います。 ※送信者は自身の従業員画面より、確認することができます。 ※社内承認済みの書類は、「送信待ち」という書類ステータスにて確認することができます。 ポン
書類ステータス「送信待ち」の書類は承認完了後、送信者が最終チェックをし、[送信]を押下するまでは受信者に書類が送信されることはありません。 |
3. Step（段階）/承認者/承認条件を設定する
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| Step | ワークフローの段階を設定します。 ※Step1は【第1承認者】となります。 ※承認ルートの段階を増やす場合は、＋追加ボタンをクリックします。 ※Stepは5段階まで設定することができます。 |
| 承認者 | 従業員登録がされている従業員から承認者を選択できます。 1Stepに対して最大30人まで設定できます。 |
| 承認条件 |
設定した承認者全員の承認を必要とするか、 |
| アクション | ゴミ箱ボタンを押下すると、設定した承認者を削除することができます。 |
承認者等の設定を完了し、［次へ］をクリックすると、社内ワークフローの設定は完了です。
設定した社内ワークフローの表示例
テンプレートに設定された内容は送信者に従業員画面で下記のように表示されます。
社内ワークフローの追加・変更・削除を許可している場合、内容を編集することが可能です。
従業員画面＞書類作成＞3.送信先設定
①自動送信の有無 ②Step ③承認者 ④承認条件
契約締結までの流れ
社内ワークフロー機能を利用した場合のテンプレート作成～契約締結までの流れについてはこちら
注意事項
・社内ワークフローは、テンプレートに対して設定することができます。新しくファイルをアップロードして書類を作成する場合は、社内ワークフロー機能は利用することができません。
・社内ワークフローは社内承認のための機能であるため、承認者が承認ボタンを押した際は、電子署名は付与されません。電子署名は受信者に書類を送信するタイミングで施されます。
・社内ワークフローで承認依頼や、再依頼をしても送信料は発生しません。受信者へ書類を送信する場合に送信料が発生します。