書類一括送信機能を利用する場合、専用のテンプレートを作成する必要があります。
対象ユーザー
ベーシックプラン、プロプラン、オプションでCSV一括送信機能をご契約中のお客様
操作権限
マスタアカウント、サイン管理者権限、カスタムでテンプレート設定を使用できる権限を付与されている従業員
操作手順
１．基本情報
①テンプレート種別
テンプレート種別：「一括送信用として作成する」を選択し、基本情報を入力します。
・個別送信用のテンプレートを一括送信用に変更することはできかねます。
管理者画面＞テンプレート設定＞テンプレート＞新規作成
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| ID |
テンプレートに付与する番号を半角英数字で設定することができます。 |
| テンプレート名 [必須] | テンプレート名を入力します。 テンプレート名として表示したい名称を設定してください。 |
| 説明 | 説明を入力した場合、書類作成時にテンプレート一覧にて選択する際に、詳細としてツールチップにて確認することが可能です。 |
| カテゴリ | カテゴリを選択します。 [テンプレート設定 > カテゴリ]で設定されている内容が選択肢として表示されます。 |
| 表示順 | 表示順を数字で入力します。 テンプレート選択画面にて、入力された表示順（昇順）で並びます。 |
②署名方法
使用する署名方法を選択します。
個別送信用テンプレートとは異なり、書類作成時に署名方法の変更をすることはできません。
③管理項目
テンプレートに管理項目を設定します。
| 操作 | 詳細 |
|---|---|
| ＋ | 「選択済みの管理項目」へ移動します。 |
| − | 「選択可能な管理項目」へ移動します。 |
 |
ドラックアンドドロップで並び替えができます。 |
| 必須/任意 | 「必須」か「任意」かを選択します。 書類情報に必ず入力したい項目の場合、「必須」を選択します。 |
|
すべて |
すべての項目が「選択済みの管理項目」へ移動します。 |
|
すべて |
すべての項目が「選択可能な管理項目」へ移動します。 |
④添付ファイル（受信者）
送信する宛先に添付ファイルを依頼することが可能です。
名称/説明/添付区分/添付担当者を設定してください。
・最大容量は1ファイルにつき、2GBです。
・アップロードできるファイルの拡張子はEXCEL/CSV/PDF/Word/PNG/JPG/JPEGです。
・添付ファイルには、タイムスタンプは付与されません。
添付ファイル（受信者）機能の詳細はこちら
⑤添付ファイル（送信者）
書類送信時に、契約書類に関連書類を添付して署名・締結依頼をすることが可能です。
名称/説明/宛先区分を設定し、書類をアップロードしてください。
・アップロードできるファイル形式は以下の通りです。
→PDF /Word /png /jpg /jpeg /EXCEL /CSV
・1ファイルのアップロード容量上限は100MBまでです。※2GBに変更予定あり
・1書類につき、最大100件まで設定することができます。
添付ファイル（送信者）機能の詳細はこちら
⑥ファイル選択
契約書類となるPDFファイルをアップロードします。
・アップロードできるファイルサイズは、～10MBです。
・一括送信用テンプレートを作成する場合、ファイルを複数アップロードする事はできません。
[次へ]をクリックして[公開範囲]の設定へ進みます。
２．公開範囲
テンプレートの公開範囲を設定します。
テンプレートを利用できる範囲を設定できます。
特定の部署にだけ公開したいときは「限定公開」を設定しましょう。
1. 「全体公開」か「限定公開」を選択します。
2. 「限定公開」を選択した場合、追加で以下の設定をおこないます。
①「個人」単位で設定する
公開したい従業員名を選択します。
②「所属グループ・役職」単位で設定する。
公開したい所属グループと役職を選択します。
3. [次へ]をクリックして[入力項目]の設定へすすみます。
３．入力項目
必要に応じて書類上に入力枠を設ける事が可能です。
・必要な入力項目がデフォルトで登録されていない場合、項目を事前に作成する必要があります。作成方法はこちら
・自社区分の入力項目は1つの書類に対して最大50個までを上限として設定することが可能です。
・入力欄の順番は入力項目を設置した順番で設定されます。入力欄の順番を変更したい場合はこちら
1.「+」ボタンまたはドラッグ＆ドロップで書類に入力項目を追加します。
2. 「必須」か「任意」かを選択します。
3. 書類上に設置された入力項目をクリックし、位置や大きさを変更します。
※位置や大きさが変更可能な状態（クリック時）
4. ［次へ］をクリックします。
プレビューボタンをクリックすると書類上にダミーテキストが入力されて表示されます。
文字の重なりや文字ずれが発生していないか等、入力位置の確認を行うことが可能です。
４．社内ワークフロー
承認者の従業員を設定することができ、内部規制を強化することができます。
詳しい操作方法はこちら
※ライトプラスプラン、ベーシックプラン、オプションでアラート機能をご契約中のお客様が対象です。
５．アラート設定
テンプレートにアラートを設定し、このテンプレートで作成した書類にメール通知が届くようにすることが可能です。
操作方法の詳細についてはこちら
※ライトプラスプラン、ベーシックプラン、オプションでアラート機能をご契約中のお客様が対象です。
６．確認
1. 設定した内容に問題がないかどうか確認します。
2. 有効ステータス（有効/無効）を選択します。
有効にした場合、公開されている従業員は設定したテンプレートを利用して書類を作成できるようになります。
3. ［保存］をクリックします。
4．緑のポップアップが表示されたら、操作完了です。
注意事項
入力項目（自社）
・同じ入力項目（自社）を複数の箇所に設定した場合、仕様上別々の文言を入力することはできません。
例）「会社名」という入力項目を2か所設定し、1か所目：A社、2か所目：B社 と入力することはできません。
・異なる内容を入力する場合は、個数分の入力項目を作成の上、テンプレートへの設定をお願いいたします。
例）項目名「会社名１」「会社名２」※項目名に「①」などの環境依存文字は使用できません。
社内ワークフロー
・社内ワークフローを設定する場合、送信ボタン押下時または送信予約日時となった時点で指定したStep1の承認者へ承認依頼が送られます。
・承認者には書類が1件ずつ送信されます。
例）100件分の一括送信を行った場合、100件分の承認が必要となります。
Cc機能
・1名の送信先に対してCcの宛先を1名設定することができます。
署名方法
・書類一括送信用のテンプレートを作成する場合、署名方法を書類作成時に変更することはできません。
アラート設定
・一括送信機能を使用する場合、書類作成時にアラートを設定することはできません。
・書類ごとにアラートの内容を変更することは出来かねます。設定したアラートはすべての書類に対して同じ内容で登録されます。
管理項目の日付から指定すると、同じ条件で通知日を自動で設定することができます。
例）管理項目：契約終了年月日
設定内容：管理項目に入力された日付の「1ヶ月前」に通知する