書類にアラートを設定し、メール通知で知らせる機能です。
更新漏れなどを防ぐことができ、期日管理の手間を削減することができます。
・更新型の書類を多く管理するユーザー
・定期的に期日を指定して書類を確認したいユーザー 等
対象ユーザー
ライトプラスプラン、ベーシックプラン、プロプラン、オプションでアラート機能をご契約中のお客様
操作権限
・テンプレートに設定する場合
マスタアカウント、サイン管理者権限、法務管理者権限、カスタムで「テンプレート」の権限を付与された従業員
・書類作成時に追加する場合
権限の付与は必要ありません。
・書類送信後に設定する場合
管理者画面：マスタアカウント、サイン管理者権限、カスタムで「書類管理」の権限を付与された従業員
従業員画面：権限の付与は必要ありません。
操作方法
アラートが起動するのはステータスが「締結」となった書類のみです。
「依頼中」や「却下」の書類は対象外となります。
※ステータスが「依頼中」から「締結」となった時点でアラートが起動する状態になります。
1-1.テンプレートに設定する場合
テンプレート設定の詳しい操作方法はこちら
管理者画面＞テンプレート設定＞テンプレート＞新規作成＞5.アラート設定
［＋アラートを追加］をクリックします。
1-2.書類作成時に追加する場合
従業員画面＞書類作成＞6.アラート設定（テンプレートから書類を作成する）
従業員画面＞書類作成＞7.アラート設定（新しくファイルをアップロードして書類を作成する）
［＋アラートを追加］をクリックします。
書類作成の画面では、テンプレート設定時に既に設定されているアラートの編集・削除はできません。
1-3.書類送信後に設定する場合
下記の操作画面より［＋アラートを追加］をクリックします。
・従業員画面＞対象書類＞アクション＞編集
・管理者画面＞書類管理＞対象書類＞アクション＞詳細＞編集
インポートした書類にもアラートを設定することが可能です。
2.アラート内容を設定する
内容を設定し、［登録］をクリックします。
| 項目名 | 詳細 |
|---|---|
| アラート名 [必須] |
アラートに対して名称を設定することができます。 設定したアラート名は、通知メールに記載され、管理者画面＞書類管理＞詳細検索にて検索することが可能です。 |
| 通知日 [必須] |
①日付から直接指定カレンダーより、アラート通知を行う日付を指定することができます。 ②管理項目の日付から指定書類に日付(yyyy/mm/dd)の管理項目が設定されている場合、それを利用して通知日を指定することができます。
ポン
テンプレートにアラートを固定する際に、書類によって通知日が異なる場合は |
| 繰り返し |
間隔を指定して、定期的にアラートを繰り返すよう設定することができます。 また、繰り返しに対して終了日を設定すると、指定した日付で該当のアラート通知は終了します。 |
| 通知先 [必須] |
アラート通知先となる従業員を指定することができます。 |
| メッセージ |
通知先の従業員に対して、メッセージを設定することができます。 |
・書類に対して、アラートは最大5つまで追加することが可能です。
・通知先は最大30名まで登録できます。
・テンプレート設定時に追加したアラートを書類作成時に編集・削除することはできません。
通知方法
アラート機能では設定された従業員にメール通知が送信されます。
設定されている通知日の9:00~10:00頃に、通知先に登録されている従業員のメールアドレス宛にメールが届きます。
※同じ通知日のアラートは1つのメールにまとめて通知されます。
件名：「【jinjerサイン】〇件のアラート通知が届いています。」
| 項目名 | 詳細 |
|---|---|
|
書類名 |
契約書類の書類名を表示します。 |
|
アラート名称 |
アラート設定時に指定した名称を表示します。 |
| 書類URL |
契約書類の詳細画面のリンクを記載します。 |
| メッセージ | メッセージを設定すると、メールの本文および書類の詳細画面に表示されます。 |
検索方法
管理者画面＞書類管理>詳細検索より、アラート機能の内容で書類を抽出することが可能です。
| 項目名 | 詳細 |
|---|---|
|
アラート名 |
アラート設定時に指定した名称で検索できます。 |
|
アラート設定状況 |
書類をアラート設定済み/未設定で一覧化することができます。 |
注意事項
書類一括送信機能で使用する場合
書類一括機能を使用する場合も、アラート機能を利用することが可能です。
※書類作成時にアラートを追加することは出来かねますので、テンプレート設定にて事前にアラートを登録して下さい。
※書類ごとにアラートの内容を変更することは出来かねます。設定したアラートはすべての書類に対して同じ内容で登録されます。
管理項目の日付から指定すると、同じ条件で通知日を自動で設定することができます。
例）管理項目：契約終了年月日
設定内容：管理項目に入力された日付の「1ヶ月前」に通知する
テンプレート設定時に作成したアラートについて
テンプレート設定時に作成されたアラートは書類作成時に編集・削除はできかねます。
※メッセージのみ変更可能です。
編集・削除を行う場合は、管理者画面＞テンプレート設定、管理者画面＞書類管理より変更してください。
通知について
メールが通知される対象書類はステータス「締結」となった書類のみとなります。
同日に複数のアラートが生じる場合でも送信されるメールは1通です。
※メール内に複数の通知内容が記載されます。
※同日にアラートが200件を超えた場合、2通に分かれて通知されます。