テンプレートを使用して書類を作成する場合の操作手順です。
1. テンプレート/ファイルを選択する
2. 書類を確認する
3. 送信先を設定する
4. 入力項目を割り当てる
5. 書類情報/添付ファイルを設定する
6.アラート機能を設定する
7. 確認して送信する
8. 受信者側の操作について
従業員画面にログインし、［書類作成］をクリックして書類の作成を開始します。
1. テンプレートを選択する
＜操作画面：1.テンプレート選択＞
1. 基本情報を入力する
| 項目名 | 解説 |
|---|---|
| 書類名［必須］ |
書類名を入力します。 |
| 取引先 |
取引先を設定することができます。（任意） |
| フォルダ | 書類を格納するフォルダを指定できます。 ※デフォルトで管理者が指定したフォルダが表示されています。 格納するフォルダを変更したい場合は、▼をクリックして適切なフォルダを選択してください。 |
2.テンプレートを選択する
「テンプレートから書類を作成する」を選択し、使用するテンプレートの［作成］をクリックしてください。
2. 書類を確認する
＜操作画面：2.ファイル変更/入力項目＞
作成する書類を確認します。必要に応じて入力項目の追加・削除、ファイル変更を行います。
1.入力項目を追加する
書類作成時の入力項目の操作は、マスタアカウント、サイン管理者権限、法務管理者権限、カスタムで「入力項目追加・削除」の権限が付与されている従業員が対象です。
・必要な入力項目がデフォルトで登録されていない場合、項目を事前に作成する必要があります。作成方法はこちら
・入力項目の細かい仕様についてはこちらをご確認ください。・入力欄の順番は入力項目を設置した順番で設定されます。入力欄の順番を変更したい場合はこちら
1.自社/取引先の枠より、「+」をクリックします。
2. 項目への入力について「必須」または「任意」を選択し、［保存 ］をクリックします。
3. 書類上に設置された入力項目をクリックし、位置や大きさを変更します。
※位置や大きさが変更可能な状態（クリック時）
4.［プレビュー］をクリックし、ダミーテキストが入力された書類を用いて入力項目の位置/サイズを確認します。
※書類上に入力内容が反映されたプレビューは＜操作画面：8.確認＞で見ることができます。
5. ［次へ］をクリックします。
2.ファイル変更を行う
書類情報が変更になった場合等、入力項目を維持した状態でファイルを変更することができます。
詳細はこちら
3. 送信先を設定する
＜操作画面：3.送信先設定＞
1．署名方法
テンプレート設定時に署名方法の変更が許可されている場合は、書類作成時に送信者が変更が可能です。
詳細はこちら
2.社内ワークフロー
社内ワークフローの設定が許可されている場合、書類作成時に追加・削除・変更が可能です。
詳細はこちら
3.書類の転送
受信者に転送を許可する場合、［書類の転送を許可する］にチェックをつけます。
転送機能について詳細はこちら
受信者に転送を許可することで、受信者が決裁権限者へ書類を転送できるようになります。
転送機能を利用することで、決裁権限者が合意した履歴を電子署名などに適切に残すことができます。
4.宛先の入力
［＋宛先を追加］をクリックします。
テンプレートに宛先が固定されている場合でも、書類作成時に宛先を追加することが可能です。
「To」と「Cc」のタブにて送信先情報を入力し、［登録］をクリックします。
宛先は、受信者側の決済権限者だけでなく、自社の上長や取引先の確認者など複数設定することができます。複数名に書類を送信したい場合は、こちらをご確認ください。
・「To」タブでの入力項目
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 宛先区分 |
自社または取引先より選択できます。 |
| 送信種別 |
メールアドレスまたはSMS（電話番号）より選択できます。 |
| 取引先 |
直接入力または登録されている取引先を引用することが可能です。 |
| 氏名 [必須] |
送信相手の氏名を入力します。 |
| メールアドレス/携帯電話番号 [必須] | 送信相手のメールアドレス/電話番号を入力します。 設定された宛先に確認依頼メールが送信されます。 |
| アクセスコード | アクセスコードを英数字で入力します。 設定した場合、受信者は書類を確認する際に入力が求められます。 「アクセスコードを別メールで自動通知する」にチェックを入れた場合、書類送信時に別メールで自動で通知されます。 |
アクセスコードは管理者側の設定により、入力が必須となっている場合があります。
自動メールで送信しない場合、電話/SMS/その他ツールなどでお伝えください。
受信者側のなりすまし防止（本人確認性の担保）のため、設定することを推奨します。
・「Cc」タブでの入力項目
Ccを設定すると、書類送信時、受信者が転送をした時、合意締結完了時にメールにて通知されます。
Ccに設定した場合の通知について詳細はこちら
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 氏名 [必須] | 送信相手（Cc）の氏名を入力します。 送信相手に表示されます。 |
| メールアドレス [必須] | 送信相手のメールアドレスを入力します。 登録したメールアドレス宛に合意依頼のメールがCcとして送信されます。 |
テンプレートに宛先が固定されている場合
テンプレートの設定者により、最初または最後の宛先が設定されている場合があります。
※固定された宛先を削除・編集することはできません。
・［＋宛先を追加］をクリックすると、宛先を追加設定することができます。
・アクセスコードを設定したい場合は、編集ボタンをクリックし入力してください。
上記の設定が終わったら、［次へ］をクリックします。
4. 入力項目を割り当てる
＜操作画面：4.項目割り当て＞
1. 書類に設定されている入力項目に、入力者を割り当てます。
入力項目が1つもない場合、宛先区分が自社/取引先それぞれで1人以下である場合、設定は不要です。
2.設定が完了したら、［次へ］をクリックします。
5. 書類情報/添付ファイルを設定する
＜操作画面：5.書類情報/添付ファイル＞
自分に割り当てられている入力項目、管理項目を入力します。
・入力項目/管理項目の入力や添付ファイルの設定等、必要な操作がない場合は確認のみお願いいたします。
・同じ入力項目が複数設定されている場合は、入力内容が自動反映されます。
6.アラートを設定する
＜操作画面：6.アラート設定＞
テンプレートにアラートを設定することが可能です。
詳細はこちら
※ライトプラスプラン、ベーシックプラン、プロプラン、オプションでアラート機能をご契約中のお客様が対象です。
7. 確認して送信する
1.書類名、宛先、項目割り当て等を確認します。
2.ファイル変更/入力項目の［拡大ボタン］をクリックします。書類上に入力内容が反映されたプレビューを確認することが可能です。
※＜操作画面：2.入力項目＞では書類上に入力内容が反映されません。
3.必要な場合は、受信者宛のメッセージを設定します。
4.［送信］をクリックします。
5.「書類を送信しました。」と表示されると、受信者に署名・確認依頼メールが届きます。
・社内ワークフロー機能を設定している場合、承認者全員による承認や送信手続完了後、受信者へ署名・確認依頼がメールが送信されます。
・受信者へ署名・確認依頼メールが送信されると、送信料が発生いたします。
8.受信者側の操作について
書類送信後の受信者側の操作については下記ヘルプページをご参照ください。
・PCで合意する場合
・スマートフォンで合意する場合
・SMS送信機能を使用して合意する場合