社内ワークフロー機能を利用する場合の、設定~契約締結までの流れを紹介します。
社内ワークフロー機能とは
契約相手へ書類を送信する前に、自社の承認ルートを設定することができます。
現場担当者が社内の管理者へ承認依頼をし、書類のチェックが完了した後に契約相手へ書類送信ができるようになり、内部統制を強化することができます。
※ワークフローの承認者として承認を行った場合、電子署名・タイムスタンプは付与されません
社内ワークフロー利用の流れ
1. テンプレートを作成する[管理者]
社内ワークフローは、テンプレートごとに設定することが可能です。
まずは、ワークフローが設定されたテンプレートを用意します。
・テンプレートの設定方法はこちら
・社内ワークフローの設定方法はこちら
2. 書類を作成する[送信者]
社内ワークフローが設定されているテンプレートを使用して書類を作成します。
・書類の送信手順はこちら
3.書類を承認する[承認者]
3-1.書類内容を確認する
ワークフローに設定された承認者が、書類を確認する方法は以下2通りです。
①承認依頼メールから確認する
承認者の登録メールアドレス宛に承認依頼メールが届きます。
メール本文内にあるURLをクリックすると書類を確認することができます。
②従業員画面で確認する
従業員画面>書類ステータス「要確認」より、書類名をクリックしてください。
承認を依頼されている書類を確認することができます。
3-2. 書類を確認し、[承認][却下]のいずれかをクリックします。
任意でコメントを残し、送信者に承認/却下理由を伝えることもできます。
コメントは時系列順に表示されており、内容の削除も可能です。
※管理者の設定により、コメントの削除ができない場合もございます。
[コメントを保存+メール通知ボタン]をクリックすると、コメントをメールで従業員に通知することができます。
・1つのコメントにつき、最大5つまでアップロードすることができます。
・上限は1ファイルにつき10MBです。
・アップロードが可能なファイル形式はEXCEL、CSV、PDF、Word、PNG、JPG、JPEGです。
3-3. 確認画面が表示されます。[承認]をクリックします。
承認が完了すると、「書類を承認しました。」と表示されます。
4. 最終承認完了の通知を受け取る[送信者]
最終承認が完了すると、送信者(書類作成者)に承認完了メールが届きます。
5.書類を送信する[送信者]
最終承認後、書類を送信する方法は2通りあります。
最終承認後のフローは、社内ワークフロー設定時に管理者にて設定されています。
①最終承認後、自動で書類を送信する場合
最終承認者が承認をクリックすると、自動的に受信者へ署名・確認依頼メールが送信されます。
②送信者自身で書類を送信する場合
1. 従業員画面>書類ステータス>[送信待ち]をクリックします。
2. アクション>[送信]をクリックします。
3. メッセージを確認の上、[送信]をクリックします。
署名・確認用URLの有効期限は、送信元企業の設定により異なります。詳細はこちら
4.送信が完了すると「書類を送信しました。」と表示されます。
6.書類に合意する[受信者]
受信者宛に、署名・確認依頼メールが送信されます。
受信者側の合意手順はこちら
社内ワークフローを用いた一連の流れは以上です。
注意事項
・社内ワークフローの承認時には、電子署名・タイムスタンプは付与されません。並びに、承認者は入力項目への入力はできかねます。社内の決裁者の署名や書類情報の入力が必要である場合は、書類作成>3. 送信先設定にて宛先として設定する必要があります。詳細はこちら
・社内ワークフローは、送信料の対象にはなりません。最終承認後、受信者へ書類送信された際に送信費用が発生します。