【受信者の操作ミスを防ぐポイント】送信者メッセージ機能を活用しよう！

こんにちは！jinjerサインテクニカルサポートです👩🍒
いつもジンジャーサインをご利用いただき、ありがとうございます😊

今回は送信者メッセージ機能の活用方法をご紹介します！
「書類送信時にメッセージを設定できるみたいだけど、どういう内容が適切なんだろう・・？」なんて思った事はありませんか😎
本記事では、ユーザー様のよくある事例を参照し、具体的にご説明させていただきますので、ぜひ今後の運用にご活用ください。

送信者メッセージ機能とは・・・

書類作成の際に任意で受信者宛にメッセージを設定できる機能です。
書類作成＞Step7/8.確認＞メッセージ

記載内容

下記の内容を記載することで、操作時の不明点を減らし、受信者の操作ミスを防ぐことができます。

①挨拶/相手先様への感謝
はじめの挨拶と契約意思をいただいたことへのお礼をお伝えします。
例）
お世話になります。
この度は○○をお選びいただき、ありがとうございます。

②留意点
入力時のポイントや注意事項の詳細をお伝えします。
例）
取引先印鑑については貴社名をご入力ください。

③担当者の連絡先
担当者の連絡先を記載すると、不明点やトラブルが発生した際に、受信者が速やかに連絡することができます。

イメージ例

今回は売買契約書等、契約締結を行う際の例を紹介します😉

お世話になります。
この度は（契約書名）をお選びいただき、誠にありがとうございます。
以下に合意時の留意点を記載しておりますので、ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
■氏名：契約締結権限者様をご入力ください。
貴社の場合には【テスト花子】様をご入力ください。
■住所：都道府県名からご入力ください。
■メールアドレス：弊社からのお知らせや担当とのやりとりをさせていただくご連絡先となります。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
本件についてご不明点等ございましたら下記の宛先までお気軽にお問合せくださいませ。
引き続き、よろしくお願い申し上げます。
担当者名：神社太郎
メールアドレス：[e-mail]

注意事項

・最大500文字まで入力することが可能です。
・宛先を複数設定している場合は、受信者全員のメールに同一のメッセージが記載されます。
・メッセージはテンプレートに保存することはできません。
・送信後にメッセージを確認することはできません。送信後に確認を行いたい場合は別途貴社でメッセージを保管していただきますようお願い申し上げます。

受信者が操作に不明点がある場合、操作ミスが発生したり、問い合わせ先がわからず、合意までに時間がかかってしまう事があります。
効率的な合意締結のためにも、メッセージ雛形を作成し、本機能をご活用される事をオススメします😊

いかがでしょうか？
上記のイメージ例が参考になりましたら幸いです。

次回の投稿もお楽しみに👋👋