こんにちは！jinjerカスタマーサクセスです！
いつもジンジャーサインをご利用いただき、ありがとうございます。
今回は社内の従業員の方々に対して労働条件通知を電子化したいというご要望に合わせて記事を書いておりますので気になる方はぜひ最後までチェックしてみてください！！
■そもそも労働条件通知書とは..
労働条件通知書とは、契約期間や賃金など労働契約の条件や内容について、
企業が労働者に対して明示するために作成する書類のことです。
労働基準法第15条
「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない」
労働基準法第15条にて上記の通り定められているように
使用者（企業）の遵守義務であり、雇用する際は労働者に対し、必ず明示しなければなりません。
■電子化してもいいの！？
2019年3月31日までは、紙面で労働者に交付する必要がありましたが、2019年4月1日より労働基準法施行規則が改正され、FAXやメールなどでの電子交付も可能になりました。
これをふまえて、電子化するメリットを何点かご紹介させていただきます😎
・直接手渡しする手間のカット
・記名や捺印などの作業が不要
・印刷代や郵送代のカット
他にもメリットとは少し異なりますが、多くの企業様が
「契約書などを取引先などに送りたいけど...」
「テンプレートなどは作ったけど運用できるのかな...」
などの不安を抱えていらっしゃいます😥
そういったときにまずは、社内利用からということで初めて利用されている企業様は少なくありません。
それでは電子化するにあたって抑えないといけないポイントはないのか！？と気になる方も多いかと思いますので合わせてご確認ください⭐
要件2：従業員本人のみが確認できる状態で交付すること
要件3：紙面にプリントアウトできる形式であること
本人の希望の確認については、口頭での確認も可能ですが、後日履歴として残っていることが推奨されています。
そのため、口頭承諾後ジンジャーサインのテストも兼ねて以下のような同意書を送り承諾を取ることでその後の対応もスムーズになります。
※赤い枠線部分は入力項目を使ってご本人に記入いただくように設定ください。
要件2の本人だけが確認できる状態にするには以下の2パターンで解決できます。
①管理者様以外のアカウントには書類管理の権限を付与しない
ー 締結された後の書類全てに対して管理者様以外閲覧できないようにする
②オプション機能にあるフォルダ公開設定を利用し、
ー 労働条件通知書のみ他の従業員の方々が閲覧できないフォルダに格納する
※フォルダの公開設定が気になった方はコチラ
要件3に関してはジンジャーサインをご利用いただいていればクリアできる条件になりますのでご安心ください😊
いかがでしたでしょうか。
このように電子化するための条件はあってもハードルとしては高くないものばかりです！
是非運用に向けてご検討いただければと思います。
次回の投稿もお楽しみに👋👋