書類管理でできること

書類管理では、ジンジャーサイン上で送受信した書類を一元的に管理することが可能です。

書類管理は、マスタアカウント、サイン管理者権限、法務管理者権限、書類管理を使用できる権限を付与された従業員が操作することができます。

書類管理では、ジンジャーサインで全従業員が送受信した全ての書類を確認・管理することができます。

フォルダに書類を格納し、わかりやすく整理することができます。
フォルダに公開範囲を設定すると、対象の書類にアクセスする従業員を制限することも可能です。
フォルダ機能の詳細・作成方法についてはこちら

※フォルダの公開範囲についてはライトプラスプラン以上のお客様が対象です。

フォルダの管理者に設定されている場合、書類を別のフォルダに移動させることが可能です。
管理者画面＞書類管理＞対象書類＞アクション＞書類を移動

新しい格納先のフォルダを選択し、［ここに移動］をクリックします。
※［すべてに移動］をクリックした場合は、フォルダから外れ、書類管理トップに移動します。

▼ボタンをクリックすると、検索欄が表示されます。

条件を指定して書類を検索することができます。

検索項目名	詳細
書類名	書類作成時に設定した書類名で書類を検索できます。検索欄にキーワードを入力すると、候補の書類名が表示されます。
書類ID	書類IDで絞って書類を検索できます。検索欄にキーワードを入力すると、候補の書類IDが表示されます。
作成者	書類の作成者で検索できます。検索欄にキーワードを入力すると、候補の作成者が表示されます。
取引先	書類作成時に設定した取引先で絞って書類を検索できます。検索欄にキーワードを入力すると、候補の取引先が表示されます。
メールアドレス	書類の送信先であるメールアドレスから書類を検索できます。
テンプレート	書類作成時に使用したテンプレートから書類を検索できます。
フォルダ	フォルダ名で検索ができます。
作成日	書類の作成日より検索ができます。
一括送信タイトル	一括送信用テンプレート作成時に設定したタイトルで検索ができます。
作成方法	通常かインポートより検索ができます。
署名方法	署名方法で検索ができます。
※アラート	アラート名とアラート設定状況から検索ができます。
カスタマイズ検索	書類に付与した管理項目の内容で検索することができます。

※アラートはライトプラスプラン以上をご契約中のお客様に表示されます。

ポン

管理項目を設定して書類を送信した場合、［カスタマイズ検索］にて管理項目で書類を検索できます。

・複数の条件で書類を検索する場合、
フォルダ、作成者、作成日の項目を使用するとOR検索（AまたはB）で抽出されます。

・AND検索（AかつB）で検索したい場合には、
フォルダ、作成日、作成者以外の項目（管理項目も含む）を複数指定してください。

例1）作成者Aの書類名「雇用契約書」を検索した場合
→作成者Aの作成したすべての書類+書類名「雇用契約書」のすべての書類を表示

例2）取引先B社の書類名「業務委託契約書」を検索した場合
→取引先B社の作成した書類かつ書類名「業務委託契約書」　を表示

アクションボタンにカーソルをあわせると、以下の操作を行うことができます。

項目名	詳細
詳細	書類の詳細画面に遷移します。
書類を移動	書類を別フォルダに移動させることができます。 ※フォルダを設定していない場合、フォルダに対して付与されている権限によっては表示されません。
書類ダウンロード	締結後の書類を確認・ダウンロードすることができます。
合意締結書類ダウンロード	合意締結証明書を確認・ダウンロードすることができます。
リンクの取得	書類のリンクをコピーすることができます。

各書類の詳細画面についてはこちら

書類の編集画面にて、管理項目の追加、削除、編集ができます。
※管理項目は、予め作成しておく必要があります。作成方法についてはこちら

ポン・選択済みの管理項目から削除する場合は、「選択済みの管理項目」にて［－］をクリックします。
・［すべて選択］をクリックすると項目全てを移動させることができます。
・管理項目が多い場合は、検索窓を使用して抽出することが可能です。

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