フォルダの公開範囲を設定する – ジンジャーサイン

フォルダに公開範囲を設定し、書類の閲覧を限定的にすることが可能です。
「総務部限定」や「部長以上」等フォルダを閲覧できる範囲を指定することができ、個人情報を含む契約書を安全に管理することができます。
フォルダの作成手順についてはこちら

対象ユーザー

ライトプラスプラン、ベーシックプラン、プロプラン、オプションでフォルダ公開設定をご契約中のお客様

マスタアカウント、サイン管理者権限、法務管理者権限、カスタムでフォルダを使用できる権限を付与されている従業員

書類管理にアクセスできる全ての従業員が閲覧することができます。

従業員個人、もしくは所属グループ・役職で公開範囲を設定することができます。

各項目の解説

項目名	詳細
従業員	従業員ごとに公開設定を限定することができます。
所属グループ	フォルダの権限を付与する所属グループを設定できます。 ※複数選択可
役職	権限を付与する役職を設定できます。 ※複数選択可
フォルダ権限	個人または所属グループ・役職に対して権限を設定します。未選択、管理者、編集者、閲覧者から選択できます。
アクション	［+］を押下すると、行を追加することができます。［-］を押下すると、行を削除することができます。

デフォルトでは、所属グループ・役職は［指定しない］が選択されています。
所属グループ・役職で公開範囲を設定したい場合は、［指定する］をクリックします。

名称	詳細
オーナー	下記の操作が可能です。・フォルダ内の書類の閲覧・移動・フォルダ設定の編集・フォルダの削除・フォルダ内の書類のPDF出力・オーナー権限の譲渡（マスタアカウント、システム管理権限を持つユーザーが対象） ※オーナー権限の譲渡後、作成者の権限は管理者に変更されます。 ※オーナーが退職した場合、オーナー権限は自動でマスタアカウントに譲渡されます。
マスタアカウント/ サイン管理者権限	下記の操作が可能です。・全てのフォルダ内の書類の閲覧・全てのフォルダ設定の編集・全てのフォルダの削除・全てのフォルダ内の書類のPDF出力
管理者	下記の操作が可能です。・フォルダ内の書類の閲覧・移動・フォルダ設定の編集・フォルダの削除・フォルダ内の書類のPDF出力
編集者	下記の操作が可能です。・フォルダ内の書類の閲覧・フォルダ設定の編集・フォルダの削除・フォルダ内の書類のPDF出力
閲覧者	下記の操作が可能です。・フォルダ内の書類の閲覧・フォルダ内の書類のPDF出力

・閲覧者で設定した場合、オーナー以外にフォルダ設定を変更することができません。

・１人の従業員に複数の属性が設定されている場合、公開範囲設定では最も強い権限が優先されます。

例）フォルダ【人事部】を作成し、下記の公開範囲で設定する場合、

①所属グループ：人事部、フォルダ権限：閲覧者
②役職：部長、フォルダ権限：管理者

所属グループ：人事部、役職：部長である従業員は、フォルダ【人事部】で管理者として設定される。