フォルダを作成する – ジンジャーサイン

管理者画面＞書類管理にてフォルダを作成して書類を整理することが可能です。
子フォルダを作成し階層を設けることができるため、細かく分類して管理することが可能です。

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作成したフォルダは書類管理で利用することができます。

操作権限

マスタアカウント、サイン管理者権限、法務管理者権限、フォルダを使用できる権限を付与された従業員

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フォルダは10,000,000件まで作成することができます。

項目名	解説
ID［必須］	半角数字10桁以内で登録できます。 ※他のマスタと重複したIDを登録することはできません。 ※先頭の数字を0以外に設定してください。
フォルダ名［必須］	フォルダの名称を登録します。 ※他のマスタと重複した名称を登録することはできません。
親フォルダ	親フォルダを選択できます。親フォルダを選択することで、フォルダに階層を設けることが可能です。・デフォルトで「すべて」というフォルダが指定されています。・親フォルダは、作成されたフォルダより選択することができます。
有効ステータス	[有効]か[無効]かを選択します。 [無効]にした場合、書類管理にて作成したフォルダは非表示になります。

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ライトプラスプラン、ベーシックプラン、オプションでフォルダ公開設定をご契約のお客様は、各フォルダに対して従業員や役職、所属グループを限定して設定をすることが可能です。

フォルダの公開範囲の設定方法についてはこちら

ファイルサーバーやクラウドサービスのドライブと同様に、各フォルダに階層を設け、親子関係としてピラミッド状に書類を管理することが可能です。

注意

・親フォルダが削除された場合、子フォルダは一つ上の階層に移動します。
・フォルダの階層に制限はありません。

例）11-1.人事部第一グループ（親フォルダ：11.人事部）

注意

デフォルトで「すべて」という親フォルダが登録されています。名称を変更することも可能です。

例）管理画面＞書類管理＞フォルダ：11.人事部＞フォルダ：11-1.人事部第一グループ

1.送信者の従業員に対して、作成した書類を格納するフォルダを紐づける
対象の従業員が書類を作成すると、自動的に指定したフォルダに格納される設定にすることが可能です。

1.管理者画面＞従業員管理をクリックします。
2.対象の従業員の氏名をクリックし、編集をクリックし、格納先のフォルダを選択します。

※初期の段階では、「すべて」というフォルダが指定されています。

2.書類作成時に書類の格納先を紐づける
書類作成時に書類に格納するフォルダを設定することが可能です。
従業員画面＞書類作成>1.テンプレート選択＞基本情報より、フォルダを指定することができます。