こんにちは！jinjerサイン カスタマーサクセスです🐰🥕🥕
いつもジンジャーサインをご利用いただき、ありがとうございます！
最近よくいただくご相談
「チームの上長が、メンバーの契約書を確認したい場合どうするの？」
というテーマで、運用方法をご紹介します😊✨
1.【基礎知識】書類の確認方法
まず、ジンジャーサインで作成した書類は、以下の画面で確認が可能です。
①従業員画面
②管理者画面＞書類管理
①従業員画面で確認できるのは、自分が送信した書類のみとなるため、同僚や部下など、自分以外が送信した書類は、管理者画面内の②「書類管理」にて確認をすることになります。
※付与されている権限により、表示される機能が異なります。
「書類管理」にアクセスするには権限が必要となります。
サイン管理者権限／法務管理者権限／カスタムであれば「書類管理」に〇がついている権限
いずれかが付与されているか、管理者様に事前に確認をお願いいたします
★権限の作成方法はこちら
2. 簡単に書類を確認する方法
「書類管理」には、すべての従業員様が送信した書類、外からインポートした書類が格納されています。そうなると、様々な種類の書類が入り乱れ、確認したい書類がどれか分かりにくい😓という事態に陥ってしまいます。
そんな事態を防ぐために、まずは部署やチームごとにフォルダを作成し、部署ごとのフォルダをクリックすれば、メンバーが締結した契約書を確認できる という環境を用意しましょう💡📚
例）支店ごとに契約書を管理したい場合
①支店ごとにフォルダが用意されています。
②拠点のフォルダをクリックすると、所属するメンバーが締結した書類が格納されています。
★フォルダの作成方法はこちら
3. 書類の格納方法
書類を簡単に検索できるようにするためにも、書類が適切なフォルダに格納されるようルールを設定することが大切です📚
送信後のフォルダを格納する方法は以下の3通りです。
ユースケースも一緒にご紹介しているので、運用に合う設定方法を見つけてみてください！
a) 各従業員に対して、デフォルトで格納されるフォルダを指定する（従業員管理＞編集画面＞フォルダ）
→従業員様が送る書類の管理先が単一である場合、一時的に確認用フォルダに格納する場合等におすすめの方法です。
b) 従業員が、書類送信する際に自身で選択する（書類作成＞基本情報＞フォルダ にて選択）
→従業員様が締結する書類の管理先が、2部署以上である場合（管理部や営業部など）におすすめの方法です。
c) 管理者が書類をフォルダに分配する
→ 一時的な確認フォルダから、各部署のフォルダへ振り分ける場合等にご利用いただけます。
いかがでしたでしょうか。
ご紹介させていただいた方法で是非チーム内での契約管理を行ってみてください😊
次回の投稿もお楽しみに👋👋