こんにちは！jinjerサイン カスタマーサクセスです！
いつもジンジャーサインをご利用いただき、ありがとうございます！
突然ですが、こんなことはありませんか？
・契約の更新日を忘れていて、契約更新の対応を緊急で行うことになった😓
・契約書を確認したいけど、どこに何の書類があるか分からない、、、
ジンジャーサインの管理項目で、上記悩みは解消できるかもしれません。
本投稿では、管理項目の便利な使い方をご紹介します！
１.そもそも管理項目って何だろう？
そういえば、テンプレート設定や書類作成をするときによく見るけど、
管理項目ってそもそも何のこと？と思われる方も多いのではないでしょうか。
管理項目はジンジャーサインの基本機能の一つで、書類を検索するための検索項目です。
書類管理では、基本検索機能として、【書類名】、【作成日】、【作成者】などの条件で
書類を検索することができますが、管理項目を設定することで営業担当名や入社年月日など、
各社ごとオリジナルの検索条件で書類を検索できるようになります。
ジンジャーサインで締結を行った契約書だけでなく、紙の書類や、取引先から受け取ったPDFファイルをインポートした場合も同様に、管理項目を付与して一緒に検索をかけることも可能です！
管理項目は、【書類管理＞▼＞カスタマイズ検索】として書類の検索項目となります。
複数の条件で＆検索をすることも可能です。
例）9月・10月に契約終了である契約更新の申込書を検索する
「今までの管理台帳と同じ条件で検索をかけたい」
「契約の更新漏れを防止したい！」
「電子帳簿保存法の対応をしていきたい」
と考えられていらっしゃるご担当者様には、是非ご活用いただきたい機能となります😀
管理項目の作成方法はこちら
２. 管理項目の利用事例のご紹介
さて、管理項目について大枠は理解したけど、どんな項目で書類を管理するのが良いのでしょうか？
以下に、用途別に管理項目の作成事例をまとめてみました。
是非作成のご参考にしてみてください🌷
Case1：オーソドックスな管理項目
💡従来の管理台帳の項目に則った一般的な管理項目です。
・取引先名
・契約開始日
・契約終了日
・自動更新有無
・契約管理番号
Case2：契約更新の管理を徹底したい！
💡今月更新対応をする契約をパッと検索出来たら便利ですね！
アラート機能を用いると、契約終了日の〇か月前等に従業員へリマインドをすることも可能です。
あわせてチェックしてみてください！
・契約開始日
・契約終了日
・契約解除通告期限（解約申し出期限）
・自動更新有無
Case3：電子帳簿保存法対応をしたい！
💡電子帳簿保存時の要件に、「検索機能の確保」という要件があります。
請求書等の帳簿をジンジャーサインで保管管理したい場合は、以下項目を用意しましょう！
・取引先名
・取引金額
・日付（計上年月日など）
※参考：国税庁HP
管理項目の存在を知らないまま、契約締結やインポートをした書類が何件もある・・・😥
という場合でもご安心ください。
CSVファイルで一括で管理項目の付与・編集をすることもできます。
★管理項目の一括編集方法はこちら
ジンジャーサインは電子契約を行うだけではなく、契約の保管管理のツールとしても非常に便利な機能が備わっています。
その1つである管理項目を使いこなして、契約書管理を効率化していきましょう✊