こんにちは！jinjerサインカスタマーサクセスです。
いつもジンジャーサインをご利用いただき、ありがとうございます！
今回は「よくある質問シリーズ」から「フォルダ管理について」をご案内いたします。
「フォルダ機能ってなんのためにあるの？」
「管理項目とフォルダの使い分けは？」
と気になっている方は是非本内容をご覧ください。
「フォルダの機能ってなんのためにあるの？」
ユーザー様よりお問い合わせでフォルダ機能について上記のようなご質問をいただきます。
フォルダ機能は部署やチームごとに書類を管理するために基本機能として搭載しております。
ライトプラス、ベーシック、プロプランまたはオプションで契約をいただいている企業様は閲覧権限も付与することも可能となっています。
人事書類や機密書類などを電子管理する場合には、特定の方のみフォルダを閲覧ができるセキュリティ設定も備えておりますので、是非ご活用ください。
フォルダ公開設定が気になる方はこちら
「管理項目とフォルダの使い分けは？」
次に多いのが管理項目との違いについてご質問いただきます。
フォルダは書類の保管場所の整理となり、管理項目は検索条件の整理の違いになります。
フォルダ＝書類の保管場所整理・閲覧者の制限を与えられる
管理項目＝書類を見つけるためのタグ付け・検索しやすくする
管理項目＝書類を見つけるためのタグ付け・検索しやすくする
管理項目機能も基本搭載機能となっております。
管理項目もご活用いただくことで、直近で契約が切れそうな契約書を契約日で検索をすることも可能になるため、すぐに見つけ出すことも可能になりますのでこちらもご活用ください。
管理項目が気になる方はこちら
いかがでしたでしょうか？
今回はフォルダという何気ない機能とジンジャーサインならではの管理項目に絞って説明をいたしました。
フォルダの公開設定があることで管理者の権限も付与しやすくなり、より活用いただくことが可能になりますので是非ご検討ください。
最後までご覧いただきありがとうございました！！！