こんにちは！ジンジャーサイン カスタマーサクセスです 😊
いつもジンジャーサインをご利用いただき、ありがとうございます🌼
第３回目のテーマは、題して、
【気になること調査してみたシリーズ③】他の企業は書類管理をどのように行っているの？
毎月、大変嬉しいことに多くのお客様がジンジャーサインのご利用をスタートいただいております。
ご利用をスタートしたお客様より、多くいただくご相談内容を本日はテーマとさせていただければと思います！
ジンジャーサインのご利用を始めていただいたお客様より、書類の管理方法について、他社さんではどのように行っているか気になりますというお声を伺うことが、とても多いです。
今回はあくまで参考事例として、他社さんが行っている書類保管の方法について
ジンジャーサインを導入する前、ジンジャーサインを導入した後として、共有できればと思います。
１．ジンジャーサインを導入する前のお客様の書類保管について
①キャビネットにて保管を行っている
書類媒体は、紙であり、起案～締結まで全て書面にて対応をされた後、キャビネットにて保管している。
②契約の発生を契約台帳にて管理し、契約書の原本は担当者が保管をしている
契約の起案から契約発生の管理は別途管理台帳を作成し、契約書の情報の管理を行っているが
原本の保管管理は、その契約担当者が各人で行っている。
③社内のファイルサーバーにて書類をデータにて格納している
契約書の原本はキャビネット、倉庫にて管理をしているが、契約書管理のためにスキャンを行いデータを社内のファイルサーバーにて行っている。
２．抱えているお悩み
①契約書の俗人管理
誰がどの書類をどこに保管したか、担当者もしくは管理者のみしかわからないため、
人の異動・退職の際に、情報連携が大変困難になる。
②契約書の検索
前回の契約書内容を確認する際に、ファイルサーバーにあるPDF書類を一枚一枚開いて確認をしないといけない。
もしくは、倉庫 / 保管場所まで行き、一つ一つのキャビネットの中身を確認しなければならない。
とにかく、契約書の保管と管理検索に時間を要するというお声をいただくことがあります。
また、今までの契約書の保管管理方法が俗人化しており、不明確な部分も多いため一度全て把握できるように見える化したいとのお声もいただきます！
上記のお悩みを参考事例として、最後に、ジンジャーサインにて行える保管管理方法を共有できればと思います！
３．ジンジャーサインでの書類保管を行う方法
皆さんご存知のように、ジンジャーサインにて締結した契約書はジンジャーサインの書類保管にて自動的に書類が格納されます！上記の抱えているお悩みの解決策の一例として、以下にて書類保管の方法のご案内をさせていただきます。
①契約書の検索のために、管理項目を活用しよう！
【みんなどうしているの？】管理項目の使い方を調査してみた の記事にて紹介されているように
ジンジャーサインの書類管理機能では、基本検索機能として、書類名、作成日、作成者などの条件で書類を検索することができますが、管理項目を設定することで、営業担当名や入社年月日など、各社ごとオリジナルの検索条件で書類を検索できるようになります。
デフォルトにて設定されている項目以外にも細かく検索したいキーワードがある場合は、管理項目が適切です！
②脱俗人管理のために、フォルダ機能を活用しよう！
【よくある質問】フォルダの有効な使い方 の記事にて紹介されているように
フォルダ機能は部署やチームごとに書類を管理するために基本機能として搭載しております。
ジンジャーサインにて自動で格納されるから”こそ”保管するための受け皿を整えることで、同企業
ＩＤ内のアカウントを保有している方がご自身で書類の確認が可能となります。
例え、今後人が異動されても、ご退職されても閲覧権限さえあれば、ジンジャーサインの書類管理より過去の書類を閲覧することができます！
いかがでしたでしょうか？
ジンジャーサインにてこれまで以上の書類管理ができる体制が整えられそうだ！と感じていただけたのであれば、とっても嬉しいです。
もし、いざ活用してみようとなった際に、なかなか理想通りにいかないななど感じた場合は、ジンジャーサインカスタマーサクセスチームへお声がけいただければと思います！
以上、気になることを調査してみたシリーズ③でした！
次回の投稿もお楽しみに👋👋