平素より、ジンジャーサインをご利用いただき誠にありがとうございます。
2022年3月29日（火）にジンジャーサインの機能アップデートを行いました。
詳細につきましては、以下の通りです。
アラート機能
ジンジャーサイン上で管理している契約書に対して、アラート通知を設定することができます。
通知日やメッセージを設定しておくことで、契約終了の事前アラートや、契約更新手続きなどを従業員に対してリマインドすることができます。
※利用例については、後述するキャプチャ等を参考にしていただけますと幸いです。
通知の対象書類：ステータスが「締結」の書類のみ ※インポート書類を含む
通知時間：設定されている通知日の09:00~10:00頃
通知方法：メール ※同じ通知日のアラートは1つのメールにまとめて通知されます。
※対象のユーザーは、ベーシックプラン、アドバンスプラン、（旧スタンダードプラン）をご契約中のユーザーとなります。
1.テンプレートに対してアラートを固定する（管理者向け）
管理者がテンプレートに対してアラートの設定を固定することが可能です。
これにより、契約更新や解約通知等の通知漏れを防ぐことができます。
※マスタアカウント、サイン管理者権限、テンプレート設定を使用する権限を持つユーザー向けの内容です。
管理者画面＞テンプレート設定＞新規作成/編集 に新しく「Step 5 アラート設定」の項目が追加されました。
「アラート追加」ボタンを押下し、アラートの詳細内容を入力してください。
| 項目名 | 詳細 |
| アラート名(必須) |
アラートに対して名称を設定することができます。 設定したアラート名は、通知メールに記載、および管理者画面＞書類管理＞詳細検索にて検索することが可能です。 |
| 通知日(必須) |
①日付から直接指定カレンダーより、アラート通知を行う日付を指定することができます。 ②管理項目の日付から指定管理項目に入力された日付を基準に、通知日を設定することができます。「管理項目の日付から指定」を選択すると、詳細を設定できる選択肢が表示されます。
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| 繰り返し |
間隔を指定して、定期的にアラートを繰り返すよう設定することができます。 また、繰り返しに対して終了日を設定すると、指定した日付で該当のアラート通知は終了します。 |
| 通知先(必須) |
アラート通知先となる従業員を指定することができます。 |
| メッセージ |
通知先の従業員に対して、メッセージを設定することができます。 （例）
|
「登録」ボタンを押下すると、テンプレートにアラート内容が反映されます。
テンプレートで設定したアラート内容を、書類作成時に編集することはできません。
書類作成時にアラート通知日を指定したい場合は、管理項目の日付から指定を選択することで、書類作成時に登録された管理項目の日付に対して自動で通知日を指定することができます。
2.書類作成時にアラートを設定する
テンプレートを利用して書類を作成する場合
従業員画面＞書類作成に新しく、「Step6 アラート設定」の項目が追加されました。
テンプレートにアラートが設定されている場合、設定されているアラートの内容が表示されます。
🔓マーク
テンプレートに設定されているアラートには🔓マークが表示され、書類作成時に内容を編集することはできません。
該当アラートを編集したい場合は、管理者画面＞テンプレート設定、書類管理画面にて変更することが可能です。
また、テンプレートに設定されているアラートに加えて、別アラートを設定したい場合は、「アラートを追加」ボタンを押下し、登録してください。
新しくファイルをアップロードして書類を作成する場合
従業員画面＞書類作成に新しく「 Step7 アラート設定」 の項目が追加されました。
※書類に設定されているアラートは、書類が締結しているものに限り、通知が行われます。
3.アラート通知メールを受け取る
設定されている通知日の9:00~10:00頃に、通知先に登録されている従業員のメールアドレス宛にアラート通知メールが送信されます。
※同じ通知日のアラートは1つのメールにまとめて通知されます。
件名：「【jinjerサイン】〇件のアラート通知が届いています。」
・送信者
・書類URL（プレビュー用URL）
・メッセージ
4.設定したアラートを確認/編集する
・従業員画面＞書類編集
・管理者画面＞書類管理＞書類詳細
管理者画面＞書類管理の詳細検索に下記の項目が追加されました。
＜項目＞
アラート設定状況：アラートが設定済みの書類を一覧化する/アラートが未設定の書類を一覧化することが可能です。
書類詳細画面に「アラート設定」の項目が追加されました。
編集ボタンを押下で、アラート設定を編集/削除することが可能です。
※🔓テンプレートに固定されているアラートについては、管理者画面のみ編集/削除することが可能です。
補足
書類一括送信機能についてもアラート設定をご利用いただけます。
※書類作成時にアラートを追加することは出来かねますので、テンプレート設定にて事前にアラートを登録して下さい。
※書類ごとにアラートの内容を変更することは出来かねます。設定したアラートはすべての書類に対して同じ内容で登録されます。
以上でございます。
皆様のご要望に基づき、新機能開発、機能改善を進めてまいります。
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【機能アップデート日時】
3月14日（月）22：00 ～ 3月15日（火）5：00
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