こんにちは！jinjerサインカスタマーサクセスです。
いつもジンジャーサインをご利用いただき、ありがとうございます😊
今回は前回の「【いまさら聞けないシリーズ③】ジンジャーサインを使うメリット5選！」に続き、
第四弾としてジンジャーサインの活用メリットをご紹介します。
いまさら聞けない使い方、新しい使い方を探している方は是非チェックしてみてください！
4回目は「管理項目で大成功！自社他ツールとのジンジャーサイン連結！」についてです。
ジンジャーサインをご利用頂いている企業様から、
「社内ワークフロー番号と契約締結書類を紐づけて確認できるようにしたい！」
「入力項目に入力してもらった情報を企業情報と紐づけたい…！」というお声を頂くことがございます。
ジンジャーサインだけだと難しい…？実はそんなことないんです！
“あの”基本機能を少し応用するだけで、もっと管理しやすくすることが可能です😊
管理項目機能をマスターしてジンジャーサインのデータをフル活用しましょう💪
①管理項目について！📁
ジンジャーサインでは「管理項目」という機能が基本機能としてご利用頂けます。
この機能は、ジンジャーサイン内で書類に検索タグを自由度高く作成できるような仕様です。
そのため、皆様の作りたい項目を自由に作成したり、他のサービスと共通の通し番号を振ることも可能です。
管理項目の作成方法について詳しく確認したい方はこちら
②どんな管理項目を作ればいいの？🔖
管理項目の作り方は理解したけれど、具体的にどんな管理項目を作るといいの？とお悩みの方に、実際に設定いただいている方も多い例を利用目的別に2パターンご紹介させていただきます！
もし、同じような運用を想定されている方がいらっしゃれば、是非真似していただければと思います。
１．社内稟議と結びつける
ジンジャーサインではテンプレートを作成する時に、管理項目の有無から
必須・任意までお選び頂き、設定することが可能です。
この機能を活用します。
まずは、管理項目で「入力形式：テキストフォーム」の管理項目「稟議番号」を作成します。
作成イメージは以下の通りです。
後はこの管理項目をテンプレート作成時に必須で登録します。
すると、そもそも管理項目に稟議番号が入っていない書類は送付することができず、後でレポート機能からCSV出力した際にも突合を容易に行うことができます。
💡自由に作成できる管理項目とテンプレート機能を組み合わせると利便性があがります👍💡
２．顧客データをジンジャーサインを使って更新する方法
今、ジンジャーサインのお客様から「インボイス対応」についてお声を頂く事が実は増えているんです！
皆様、準備は完璧でしょうか？📣
これからインボイス対応に向け「事業者登録番号」を回収仕様としている方にお勧めなのが、「販売管理システムで決まっている企業毎の識別番号」を設定する方法です。
作成方法イメージは以下の通りです。
この例のように、自社の他ツールで設定している通し番号と一致するIDを管理項目でつけておけば、ジンジャーサインのレポート機能を活用した時に「管理項目」と「入力項目」をまとめてCSV出力し、他ツールのデータと突合しやすくすることができます！
💡既に個別で決まっているIDがあるならジンジャーサインも揃えた方が利便性があがります👍💡
③ジンジャーサインで書類を締結する！🤝
前回もお伝えしましたが、どんなに準備をしてもジンジャーサインを通じて書類をやり取りしないと、せっかくの設定を活かしきれません。
どんな簡単な書類、簡単な通知からでも「まずはジンジャーサインで送ってみる」を合言葉に締結を進めていただければと思います！
ご不明なことがありましたら右下チャットからお気軽にお問い合わせください💁♀️
いかがでしたか？
いまさら聞けないシリーズでは、利用・活用のコツについて投稿していきます！
次回の投稿もお楽しみに👋👋