こんにちは！jinjerサインカスタマーサクセスです。
いつもジンジャーサインをご利用いただき、ありがとうございます😊
今回は前回の「【いまさら聞けないシリーズ②】ジンジャーサインを使うメリット5選！」に続き、
第三弾としてジンジャーサインの活用メリットをご紹介します。
いまさら聞けない使い方、新しい使い方を探している方は是非チェックしてみてください！
3回目は「さよなら重たい書類ファイル👋書類管理問題！！」についてです。
紙のご契約書で締結した後、原本の管理をするのって意外と場所を取りますよね😥
棚がびっしり書類ファイルで埋まっているなんてこともあるのではないでしょうか。
ジンジャーサインならクラウド一元管理かつ、締結数の上限なしにいくつでも登録頂けます！
フォルダ設定機能をマスターしてスマートな書類管理を実現しましょう💪
①フォルダの作成方法について！📁
ジンジャーサインでは【個数制限無し！】【階層制限も無し！】でフォルダを作成、
書類を整理して保存することができます。
フォルダの作成方法について詳しく確認したい方はこちら
②書類の分類方法を決める！📁📄
フォルダの作成方法はマスターできても、書類の分類をどうしたらいいか悩んでいますと
お声を頂くこともございます。
実際に設定いただいている書類分類として大きく2パターンご紹介させていただきます！
１．締結年月日でフォルダを作成し、その中に格納する方法
ジンジャーサインではフォルダを階層にして作成することが可能です。
2022年の下に1月から12月までのフォルダを作成頂き、書類送信時は
該当の月のフォルダに格納して整理していただきます。
💡今月締結した書類一覧が一目で確認できるのが特徴💡
２．事業部や案件別にフォルダを作成し、その中に格納する方法
各事業部名や案件ベースでフォルダを作成いただき、書類送信時は
該当の案件や、所属する事業部のフォルダに格納して整理していただきます。
また、ジンジャーサインでは、ライトプラス以上のプラン又はオプションで
フォルダ自体に公開範囲を設定することも可能です。
この機能と合わせていただくことで営業から雇用契約まで
様々な事業部のメンバーが迷うことなく書類を格納し、
閲覧制限についても事業部ベース等で細かい設定が可能です🎉
💡閲覧制限や権限について管理しやすく、活用の幅が広げやすいことが特徴💡
自社にあったフォルダの作成方法がなかなか思いつかない時は、
「普段書類を探すときにどのような検索条件で探しているか」を整理いただくと
格納先のイメージがつきやすくなるのと同時にレポート機能がもっと便利にご活用頂けます。
レポート機能を使った契約書類の出力機能について気になった方はこちら！
③ジンジャーサインで書類を締結する！🤝
どんなに書類管理のためにフォルダを設定してもジンジャーサインで締結しないと
せっかくの設定を活かしきれません。
どんな簡単な書類、簡単な通知からでも「まずはジンジャーサインで送ってみる」を合言葉に締結を進めていただければと思います！
ご不明なことがありましたら右下チャットからお気軽にお問い合わせください💁♀️
いかがでしたか？
いまさら聞けないシリーズでは、利用・活用のコツについて投稿していきます！
次回の投稿もお楽しみに👋👋